Foto’s, certificaten en andere documentatie meteen koppelen aan het juiste dossier… Een must!

12.04.2021 – Je neemt een foto van een beschadigd pallet dat is toegekomen in je magazijn. Wat doe je ermee, zodat die niet verdwijnt tussen al de rest van je foto’s?

Home » Nieuws »

Foto’s, certificaten en andere documentatie meteen koppelen aan het juiste dossier… Een must!

12.04.2021

Een voorbeeld: goederen komen toe in uw magazijn via container of camion, rail of barge, maar de goederen zijn beschadigd. U neemt uw smartphone en maakt er een foto van als bewijs. Helaas komt u er niet toe om die meteen op het bedrijfsnetwerk op te slaan, laat staan om de foto te koppelen aan het correcte dossier. Dus verdwijnt de foto ergens tussen de honderden andere foto’s op uw gsm en komt die nooit waar hij eigenlijk hoort… Herkenbaar? Lees dan zeker verder, want via het OLS Document Portal kan u een foto nemen met uw smartphone (of tablet) en deze ineens koppelen aan het correcte dossier. Zo eenvoudig is het!

Met dit online portaal kan u niet enkel gemakkelijk een document aan een dossier toevoegen, u kan ook andersom te werk gaan en een specifiek document opzoeken. Los-en laadopdrachten, bills of lading (B/L’s), oorsprongscertificaten, transportopdrachten, foto’s, Excelbestanden, paklijsten, e-mails, facturen… Kortom, alle documenten die in uw ERP-systeem OLS zitten, daar heeft u ook automatisch toegang toe via het OLS Document Portal.

Documenten toevoegen = kinderspel

Een nieuw document toevoegen in het OLS Document Portal en meteen koppelen aan het correcte dossier? Het kan op twee manieren:

  • U laadt uw foto (of ander document) op en geeft de informatie waarmee het document gelinkt moet worden manueel in. Het gaat dan over het bedrijf, het dossiernummer, de consignment link, documenttype enz. 
  • U vertrekt vanuit het scannen van een barcode. Bijvoorbeeld: op uw container hangt een barcode waarachter tal van informatie zit, o.a. voor de track & trace opvolging. U scant deze barcode en daarna vult het online portaal al automatisch bepaalde velden in op basis van de informatie die achter de barcode zit, o.a. het bedrijf en het dossiernummer. Deze manier van werken bespaart u dus aanzienlijk wat tijd en moeite! 

 

U kan als laatste stap nog een extra opmerking toevoegen, bv. wanneer u als magazijnier een bepaalde boodschap wil doorgeven aan uw collega die dossierbeheerder is en op kantoor werkt (of thuis).

Het handige is ook dat u in één keer verschillende documenten tegelijkertijd kan opladen en dat u een document kan koppelen aan een volledig dossier, maar evengoed ook aan 1 specifieke container of 1 bepaalde transportopdracht.

Snel even iets opzoeken

Bent u op de baan of heeft u uw laptop niet meteen bij de hand, maar wilt u toch graag weten of bijvoorbeeld een bepaalde vrachtwagen volgens de regels geladen is? U kan dan heel snel een bestaand document uit een dossier opvragen door enkele zoekwaarden in te stellen of door vooraf opgeslagen filters te gebruiken. De resultaten van deze zoekopdracht verschijnen dan in een mooi overzicht op uw scherm. Graag meer details? Klik dan vanuit dit overzicht door naar het gewenste document.

Altijd & overal

Ideaal aan het OLS Document Portal is dat u altijd en overal documenten kan toevoegen en opvragen. Het enige dat u nodig heeft, is een smartphone of tablet. Geen geknoei meer met een VPN-verbinding die weer maar eens blokkeert, u hoeft zelfs geen app te downloaden of in te loggen in het ERP-systeem van het bedrijf. U surft gewoon naar een website, meldt zich aan met uw gegevens en vraagt het document op of voegt het toe.

P.S. Een leuk extraatje is dat het OLS Document Portal volledig gepersonaliseerd kan worden in de huisstijl van uw bedrijf. Zo kan uw logo als achtergrond dienen voor het inlogscherm en kan u een bijpassende kleur kiezen voor de lay-out in het portaal.

Waarom Organi?

Vragen of interesse?

Laat uw gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact op met u!

"*" geeft vereiste velden aan

Toestemming*
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.